NFC-e no PDV: quando a nota sai do sistema

Emitir a NFC-e de dentro do PDV faz a venda, a baixa de estoque e o documento fiscal virarem um ato só. Quando a nota sai de um emissor separado, o mesmo dado é digitado duas vezes, e duas digitações do mesmo dado divergem: é questão de quando, não de se.

Essa é a diferença prática, e ela não aparece em nenhuma lista de funcionalidades, porque os dois modelos marcam "emite NFC-e" no comparativo.

O mesmo dado, digitado duas vezes

Com emissor separado, quem está no caixa faz o seguinte: registra a venda no sistema, abre o emissor, digita de novo o produto, a quantidade e o valor, transmite, e volta. Cada item da venda passa duas vezes pela mão de alguém.

O que se repete a cada nota:

• O item e a quantidade, que precisam bater com o que saiu da prateleira.
• O valor e o desconto, que na correria vão arredondados em um lado e exatos no outro.
• O CPF do cliente, quando pedido.
• A forma de pagamento, que é justamente o que o fechamento de caixa vai conferir no fim do dia.

A conta do tempo que ninguém faz

Trinta segundos a mais por nota parece nada. Uma loja com 40 vendas por dia gasta 20 minutos por dia nisso. Em 26 dias de operação, são quase 9 horas por mês, só redigitando o que o sistema já sabia.

A R$ 15 a hora, dá cerca de R$ 130 por mês. É pouco perto do segundo custo, que é o do erro.

Onde a divergência aparece

O estoque não erra na venda comum. Ele erra nos eventos em que os dois lados precisam concordar e ninguém confere:

• Devolução. A nota é cancelada ou uma de devolução é emitida, e alguém precisa lembrar de devolver o item ao estoque. Se esquecer, o número fica menor que a prateleira para sempre.
• Venda cancelada no meio. O caixa desiste, mas a baixa já foi feita em um dos dois lugares.
• Inventário. Na contagem, a diferença aparece somada, sem data e sem responsável. Não dá para saber de qual dia veio, e o acerto vira chute.

O sintoma final é sempre o mesmo: a loja para de confiar no número e volta a contar prateleira antes de comprar.

O que não muda por emitir de dentro do sistema

Emitir no PDV resolve a digitação dupla, e só isso. Continua existindo:

• Certificado digital, com custo anual, quase sempre à parte.
• Regra estadual. NFC-e é integração com a Secretaria da Fazenda do seu estado, e "atende todo o Brasil" às vezes quer dizer "atende onde já implantamos". Confirme o seu estado, e confirme com o seu contador.
• Contingência. A Sefaz cai. Sistema sério emite offline e transmite depois; sem isso, a loja para de vender.
• Prazo de cancelamento, que é legal e não se negocia com o fornecedor.

Se a decisão ainda é qual sistema comprar, os três critérios que separam um PDV de uma calculadora com gaveta estão neste outro texto. Este aqui responde outra pergunta: se já dá para emitir por fora, por que trazer a nota para dentro. A resposta é que digitar duas vezes custa mais barato em tempo do que custa em confiança no estoque.