O dia em que o estoque da planilha para de fechar

A planilha de estoque funciona, e funciona bem, até um ponto. O ponto não é a quantidade de produtos: é a quantidade de eventos que o estoque tem além da venda.

Enquanto só entra mercadoria e sai mercadoria, a planilha dá conta com folga. O problema começa quando o estoque muda por outro motivo, porque aí depende de alguém lembrar de digitar.

Os quatro eventos que ninguém digita

• Devolução e troca. O item volta para a prateleira na hora, e volta para a planilha quando sobrar tempo. Quase sempre não sobra.
• Kit e combo. Vende-se um item que na verdade são três. A planilha baixa o item vendido, e os componentes continuam existindo no número.
• Perda, quebra e uso interno. Saiu da prateleira e não gerou venda, então não gera linha nenhuma.
• Entrada com divergência de nota. Chegaram 48 e a nota diz 50. Quem confere resolve com o fornecedor e esquece de corrigir a planilha, que já foi lançada pela nota.

Repare que nenhum dos quatro é erro de digitação. São eventos legítimos da loja que a planilha não cobra de ninguém.

Duas pessoas na mesma planilha

O segundo ponto de quebra é mais rápido: a partir do momento em que duas pessoas mexem no mesmo arquivo, o estoque passa a ter duas versões plausíveis.

A planilha não guarda quem alterou, quando, nem o valor anterior. Quando o número está errado, não existe caminho para descobrir onde ele torceu. O que existe é discussão.

A conta que decide

O estoque errado custa dinheiro nas duas direções, e as duas são invisíveis:

• Ruptura. A planilha diz que tem, o cliente pede, e não tem. A venda não acontece e não deixa registro nenhum, porque venda que não aconteceu não entra em relatório.
• Compra duplicada. A planilha diz que não tem, compra-se de novo, e o dinheiro fica parado na prateleira.

Faça com os seus números. Uma loja que perde uma venda de R$ 80 por dia por ruptura invisível deixa R$ 2.080 no mês. É mais do que costuma custar o sistema inteiro, e é a parte da conta que nunca aparece porque ninguém emite nota do que não vendeu.

Quando a planilha ainda basta

Vale dizer o contrário também. Se a loja é uma pessoa só, o estoque só entra e sai, não há devolução, não há kit e a contagem fecha, trocar é gastar à toa. A planilha é rápida, todo mundo sabe usar e não tem mensalidade.

Os sinais de que passou do ponto são bem concretos: a contagem parou de fechar e ninguém sabe explicar a diferença, duas pessoas discordam do número, ou você voltou a conferir prateleira antes de comprar. Quando conferir prateleira virou rotina, a planilha já parou de ser o controle e virou anotação.

Se a nota fiscal também está fora do sistema, o buraco é maior do que parece: emitir por fora faz o mesmo dado ser digitado duas vezes, e a divergência que aparece no inventário nasce aí.