Sistema pronto ou sob medida

A decisão entre comprar um sistema pronto e mandar fazer um sob medida costuma ser tomada comparando duas mensalidades. É o jeito mais caro de decidir.

O preço do software raramente é a maior parte do custo. A maior parte é o que a sua equipe faz para contornar o que ele não faz.

O custo que não está na fatura

Sistema pronto é feito para o caso médio de um mercado. Se a sua operação for o caso médio, ele é imbatível: barato, testado, com suporte e atualização inclusos.

Quando ela não é, aparecem os contornos, e eles têm preço:

• A planilha paralela. Alguém exporta, cruza e reimporta toda semana porque o relatório que importa não existe lá dentro.
• O campo usado para outra coisa. "Observação" virou o lugar onde mora um dado que o negócio precisa, e ninguém consegue filtrar por ele.
• A etapa manual entre dois sistemas. Uma pessoa copiando de um lado para o outro, todo dia, porque os dois não se falam.
• O processo torto. A equipe passou a trabalhar do jeito que o sistema exige, e não do jeito que faz sentido para o negócio.

Some as horas gastas nesses quatro por mês e multiplique pelo custo da hora. Esse número costuma ser maior que a diferença entre as duas opções.

Quando cada um ganha

Pronto ganha quando o processo é padrão do setor, quando não há vantagem competitiva no jeito de fazer, quando o volume ainda é pequeno, e quando a pressa importa mais que o encaixe.

Sob medida ganha quando o jeito de operar É a vantagem, quando os contornos já consomem horas todo mês, quando é preciso integrar coisas que ninguém integrou, e quando o dado que decide o negócio não cabe em campo nenhum do que existe pronto.

Há um terceiro caminho que quase ninguém considera e que resolve bem: manter o pronto no que ele é bom e construir só a parte que falta, conectada a ele. Custa uma fração do sistema inteiro.

As três perguntas antes de decidir

• Quantas horas por mês vão para contorno hoje? Se você não sabe, meça duas semanas antes de decidir qualquer coisa.
• O que acontece se dobrar o volume? Contorno que funciona com 50 pedidos por dia costuma quebrar em 200.
• De quem é o dado? Em sistema pronto, exportar tudo e sair costuma ser mais difícil do que parece na hora de assinar.

A resposta da primeira transforma a discussão. Sem ela, a conversa continua sendo sobre mensalidade, que é a menor das variáveis.